למה 92% מהעובדים באקסל מפסידים זמן? וכיצד ניתן לייעל את העבודה
בדקנו ומצאנו את הדרך האפקטיבית לשדרוג תפוקת העבודה בעסק. חברת אקסלנט פיתחה הדרכה ייחודית למיצוי כלים מידיים ונוחים למשתמש בעבודה עם אקסל, שיהפכו את התוכנה לכלי החשוב והחסכוני בעסק שלכם. וגם מעניקה כלים והדרכות חינם כך שתשדרגו את העבודה שלכם כבר היום
כל עסק מחזיק במחשב, שבו מובנית תוכנת אקסל שהיא מהמתקדמות והמובילות בשוק וזמינה לכל. זהו כלי שאמור לחסוך זמן, כסף ולסייע לבעל העסק להגיע למסקנות על ההתנהלות העסקית שלו. אלא שברוב המקרים, החלום להפוך את העבודה באקסל ליעילה ולסיים בדקה, עבודה של שעה – מתבדה כשמסתבר שכרוכה בכך הרבה עבודה סיזיפית, הזנה ידנית ופרטים רבים, רובנו חושבים ש"זה מה שיש" ככה עובד אקסל. מסתבר, שיש לתוכנה יכולות מופלאות שרוב העובדים גם אלה המיומנים בה, לא מודעים לחלק הארי של האפשרויות העומדות לרשותם.
ברוב תהליכי עבודה ישנם מהלכים קבועים שחוזרים על עצמם, לרוב העובדים משקיעים כוח וזמן רב כדי לבצע את הדברים שתוכנת האקסל יכולה לעשות עבורכם במהירות לו רק ידעו. המדור חיפש עבורכם, ואם להודות על האמת, גם עבור עצמו, ומצא כי חברת 'אקסלנט' בבעלותה והדרכתה של לאה כהן, שפיתחה קורסים ללימוד אקסל, פשוטים, ידידותיים למשתמש המאפשרים לקצר תהליכים, לשדרג דוח"ות ולהביא לתוצאות יעילות ומהירות בעבודה.
ידעתם שיש מבחר כלים שזמין לכם באקסל – אקסלנט כאן כדי לחשוף אותם. שוחחנו עם כהן שהסבירה כיצד בעלי עסקים יכולים לחסוך זמן רב. אם רק היו יודעים לנצל את הכלים העוצמתיים הזמינים להם ויכולים לייעל את העבודה השוטפת ולהעלות את התפוקה בצורה משמעותית.
אם כל האפשרויות זמינות באקסל ובחינם למה לא כולם משתמשים בהם?
"יש המון מידע. רוב העובדים, גם אלה שמשתמשים באקסל על בסיס יומי בעבודתם, פשוט לא יודעים את מה שהם לא יודעים. אין להם מושג שפעולה שהם מבצעים על בסיס קבוע יכולה להתבצע במסגרת אפשרויות האקסל. כשאתה לא יודע, אתה לא יודע גם מה לחפש. וכשכבר עובד מבין שהוא נתקע או שיש כלי באקסל שיכול לעזור לו, בדרך כלל הוא פונה ליוטיוב ומחפש סרטון הדרכה. שם הוא נתקל בשלל סרטונים על מגוון כלים ואין לו באמת מושג מה הוא צריך ספציפית לבעיה שלו. או שהוא מבקש עזרה מעובד אחר, שלא בטוח שהוא ער לכלי האולטימטיבי והספציפי ויכול להציע לו משהו 'קרוב' אבל לא בדיוק, שלא לדבר על כך, שעובדים לא רוצים 'לנדנד' ולא פונים שוב להסבר נוסף.
עוד חשוב לזכור, אקסל, כמו כל שפה, דורש תרגול ואימון, כך שגם כשמישהו למד אקסל באופן יסודי, אך לא השתמש בו או בפיצ'ר מסוים הוא לא זוכר, או לא בדיוק כיצד לתפעל אותו. מסיבות אלה ורבות נוספות, רוב החברות, הארגונים וקל וחומר עסקים קטנים, פשוט לא מפיקים את הפתרון האופטימלי והממצה עבור פעולות שונות בעסק שהאקסל יכול להציע להם".
לגבי עובדים מנוסים שלמדו אקסל, מתעוררת פעמים רבות בעיות נוספות, כהן מפרטת: "לפעמים, הידע הקיים לא באמת פרקטי, תופעה רווחת שהבחנתי בה במגוון ההדרכות שהעברתי, עובדים מנוסים בונים טבלאות אקסל לא תקניות או שמייצאים קובץ מתוכנה חיצונית לאקסל, שלא תמיד מגיע תקין, בטבלאות כאלה אי אפשר להפעיל, למשל, יצירת דוחות עם Pivot או פונקציות וכלים נוספים שיכולים לייעל את החיים. כך, גם אם העובד מצא תשובה הוא לא מצליח ליישם אותה ומזין בסופו של יום נתונים באופן ידני. גם מי שמשתמש נכון במספר כלים, לרוב חסר שלל כלים נוספים ואת הידע כיצד לשלב ביניהם ליצירת סופר קובץ, אוטומטי לחלוטין, שבוודאות יהפוך עבודה של ימים לדקות ספורות. לא חבל?!" היא שואלת.
"אקסל לא לומדים, אקסל מבינים"
את המשפט הזה כהן אומרת מספר פעמים במהלך הריאיון, ולבקשתנו מפרטת: "ההבנה בעיני היא החלק החשוב בלמידה. אני מסבירה על קובץ אחד והעובד מיישם על קובץ אחר, כך אני מוודאת שהוא לא 'סתם' מעתיק, אלא פועל מתוך הבנה, וכשמבינים את החומר זוכרים אותו ומצליחים ליישם אותו גם על קבצים שונים, זה הופך לכלי שאפשר להיעזר בו תמיד, בכל קובץ. במיוחד זה משמעותי בלמידת הפונקציות – יש כאן הבנה לוגית, ולכל אחד יש חשיבה לוגית שונה, כך יוצא שאת הפונקציה אני יכולה להסביר במספר דרכים עד שזה מובן לכולם.
ללמוד על אקסל, לא מספיק. כדי להפיק תועלת מעשית לטווח ארוך צריך גם להבין, לתרגל, לרענן ולהתייעץ. 4 מרכיבים אלו משפיעים משמעותית על תוצאות הלמידה לאור ניסיון רב בהדרכות והיכרות עם הצרכים של עובדים בשטח ראיתי שאי אפשר לוותר עליהם ואני מכניסה אותם לכל סוג הדרכה שאני מעבירה כך מובטח לעובדים בטחון ויכולת ליישם את הנלמד זמן רב לאחר שהלמידה הסתיימה".
איך את מבטיחה שבאמת בסוף הקורס כולם מבינים?
"כל עובד מקבל במהלך הקורס קבצי אקסל מגוונים – בו נדרש לשלב מספר פעולות יחד, וכבר בקורס מתאמנים על היכולת לבחור מתוך מבחר הכלים את הכלי הנדרש, ולשלב אותו, לכתוב את הפונקציה ולשלב אותה עם אחרת מתוך הבנה. אני נותנת שיעורי בית ואנחנו עוברים כדי לוודא שיש הרבה התנסות. כך תוך אימון על קבצים שונים מתחזקת השליטה באקסל בכלל ואפשר לקחת גם את הקבצים של העסק לשלב בהם אוטומציה ופונקציות כדי שהאקסל יעשה עבורך את העבודה".
מתוך שלל ההמלצות על 'אקסלנט', בולט הציון לטובה שלקוחותיך מציינים על הקורס אונליין, במה דברים אמורים?
"רבים שמגיעים לקורס מספרים לי שלמדו בעבר אך שכחו, זאת בעיה מוכרת, ולא רק בקורסי אקסל. אם לא משתמשים הידע אובד. לכן חשוב לי שיהיה תרגול רב ובנוסף יכולת לרענן את החומר ולחדד. לכן, כל משתתף מקבל גישה לערכת אונליין עם סרטונים קצרים וממוקדים לריענון החומר, אלו סרטונים קצרים ולא הקלטה ארוכה של כל המפגש, כדי שלא תבזבזו שעתיים- שלוש בצפייה, כדי להיזכר בפיצ'ר אחד מתוך השיעור של כמה דקות. איכות הסרטונים טובה יותר מהקלטת שיעור, כך שהחומר נגיש יותר. בנוסף, כל עובד מקבל צ'ק-ליסט פעולות להדפסה במשרד עם שלל נושאים שמכילים הרבה פרטים ותוך כדי העבודה רוצים להיזכר בפרט מסוים, פשוט ניגשים לצ'ק-ליסט מבצעים חיפוש וברגע מוצאים את התשובה".
כיצד הקורס מבטיח מענה שייתן תוצאות?
"אני מספקת מענה שלם, עם ליווי מלא ומענה אישי. מוודאת מה הצרכים הספציפיים, ומתאימה את התכנים לקבציי העבודה השוטפים שלהם. חשוב שתהיה לעובד אפשרות להתייעץ, לשאול. מבחינתי, המטרה של הלמידה היא לגרום לעובד לתוצאות בעבודה השוטפת שלו באקסל, ומדובר בים של ידע כמעט אין סופי. כך שבקורס לומדים את הנושאים העיקריים, הפרקטיים, שיבואו לידי ביטוי בצרכים הספציפיים שלו. יחד עם זאת הם יודעים שאני שם, נוכחת, כך שבמקרה שעובד נתקל בבעיה שאין לה פתרון בקורס שלמד, הוא פשוט שולח את הקובץ, ואני חוזרת מיד עם תשובה מנומקת".
יש לך טיפים לקוראים שיסייעו להם להפיק יותר מהאקסל?
בהחלט, הכנתי קורס שיכיר להם כלי חדשני וסופר שימושי באקסל במטרה לגרום להם להפסיק לבצע תהליך פעולות קבוע שחוזר על עצמו שוב ושוב ולסיים את העבודה בלחיצה אחת - על כפתור רענן!
בנוסף, אני מקיימת הדרכות LIVE חודשיות ללא עלות ברמות למידה שונות – מתחילים, מתקדמים ומומחים – בהדרכה אני נותנת תהליך למידה מלא צעד אחר צעד בשיטת הלמידה האפקטיבית שאני מפעילה בהדרכות.
וגם שולחת לנרשמים טיפים מקצועיים במייל במטרה לייעל להם כבר היום את העבודה באקסל.
לקורס אקסל חינם יש ללחוץ כאן >>תחתית הטופס